понедельник, 24 апреля 2017 г. - www.msmirnov.ru

Заметки о ресурсном планировании проектной IT-компании

Ресурсное планирование, по моему мнению, является одной из самых важных активностей при управлении производством в проектной IT-компании.

Без качественного ресурсного планирования невозможна реализация проектов, невозможен рост и развитие компании.

Здесь и далее под ресурсами будут пониматься прежде всего сотрудники компании, занятые на производстве, так как именно сотрудники предполагают основную сложность при планировании.

Основными задачами ресурсного планирования являются следующие:
  • Своевременное обеспечение проектов подходящими ресурсами
  • Минимизация простоев (т.е. задача, обратная первой - обеспечение ресурсов подходящими задачами)
  • Исключение или минимизация ресурсных конфликтов 
  • Обеспечение сотрудников задачами из зон их ближайшего развития
  • Обеспечение роста и развития компании в целом

Кроме своей важности, ресурсное планирование также является одной из самых сложных задач.

Связано это с тем, что результаты планирования находятся под постоянным воздействием множества сложно прогнозируемых внешних факторов, которые снижают их актуальность.

 Такими факторами являются следующие:
  • Работа отдела продаж, который в любой момент может сообщить о появлении нового заказа, требующего привлечения ресурсов
  • Изменения в бизнесе клиентов и партнеров, которые могут приводить как в новым запросам, требующим дополнительных ресурсов, так и к неожиданным высвобождениям сотрудников (иногда даже массовым)
  • Нестабильность самих сотрудников - болезни, увольнения и т.п.

Таким образом, идеальное ресурсное планирование возможно только в полностью предсказуемом мире. Но, поскольку наш мир не является таковым, то ресурсное планирование возможно выполнять только с определенной долей вероятности. Кроме того, результаты ресурсного планирования нуждаются в постоянном пересмотре.

Для обеспечения качественного ресурсного планирования я использую следующий набор инструментов:
  • Матрица компетенций.
    Этот инструмент позволяет визуально отобразить карту владения компетенциями сотрудниками компании (как занятыми сотрудниками, так и свободными).  При этом, матрица компетенций позволяет также определить компетенции, которыми сотрудники не владеют, но хотели бы получить.

    Матрица компетенций также позволяет осуществлять подбор сотрудников по заданным компетенциям, с учетом уровня владения, опыта и т.п.
  • Матрица текущей загрузки сотрудников.
    Этот инструмент позволяет визуально отобразить следующее:
    • Текущую занятость сотрудников (на каких проектах они заняты)
    • Планируемый срок высвобождения сотрудников
    • Простои сотрудников
    • Отсутствие сотрудников
    • Уровень переработок и пр.

      Здесь я привожу возможный вид части такой матрицы

  • Анализ изменения коэффициента утилизации (отношение кол-ва часов, отработанных всеми сотрудниками на прибыльных проектах к доступному кол-ву часов)

    Анализ причин снижения данного коэффициента помогает выявить и устранить причины простоев, перераспределить сотрудников между группами, избавиться от неэффективных направлений и т.п.

    По моим наблюдениям хорошим значением коэффициента утилизации является значений 0.8.

    Такое значение означает практически полную загрузку всех сотрудников, минимальные простои и отсутствие значительных переработок.

    Необходимо также учитывать, кто колебания коэффициента утилизации имеют сезонный фактор. По моим наблюдениям максимальных величин он достигает в марте, минимальных - в июне.

  • Анализ индивидуальной эффективности сотрудников
    • Изменение уровня загрузки сотрудника с течением времени
    • Изменение месячной выработки сотрудника
    • Изменение часовой выработки сотрудника
  • Выделение низкоэффективных, с точки зрения выработки, сотрудников с последующим анализом и устранением причин.
  • Анализ заявок и коммерческих предложений, находящихся в работе в отделе продаж.
  • Анализ потребностей текущих клиентов.
  • Анализ текущего кадрового резерва, находящегося в отделе по работе с персоналом.
     
  • Программа ротации, позволяющая периодически переводить начинающих сотрудников между длительными проектами с целью расширения их кругозора.
  • Анализ зон ближайшего развития сотрудников
  • Анализ заявленных сотрудниками пожеланий в их развитии
Мой сайт - www.msmirnov.ru