Заметки о ресурсном планировании проектной IT-компании

Ресурсное планирование, по моему мнению, является одной из самых важных активностей при управлении производством в проектной IT-компании.

Без качественного ресурсного планирования невозможна реализация проектов, невозможен рост и развитие компании.

Здесь и далее под ресурсами будут пониматься прежде всего сотрудники компании, занятые на производстве, так как именно сотрудники предполагают основную сложность при планировании.

Основными задачами ресурсного планирования являются следующие:

• Своевременное обеспечение проектов подходящими ресурсами
• Минимизация простоев (т.е. задача, обратная первой - обеспечение ресурсов подходящими задачами)
• Исключение или минимизация ресурсных конфликтов 
• Обеспечение сотрудников задачами из зон их ближайшего развития
• Обеспечение роста и развития компании в целом

Кроме своей важности, ресурсное планирование также является одной из самых сложных задач.

Связано это с тем, что результаты планирования находятся под постоянным воздействием множества сложно прогнозируемых внешних факторов, которые снижают их актуальность.

 Такими факторами являются следующие:

• Работа отдела продаж, который в любой момент может сообщить о появлении нового заказа, требующего привлечения ресурсов
• Изменения в бизнесе клиентов и партнеров, которые могут приводить как в новым запросам, требующим дополнительных ресурсов, так и к неожиданным высвобождениям сотрудников (иногда даже массовым)
• Нестабильность самих сотрудников - болезни, увольнения и т.п.

Таким образом, идеальное ресурсное планирование возможно только в полностью предсказуемом мире. Но, поскольку наш мир не является таковым, то ресурсное планирование возможно выполнять только с определенной долей вероятности. Кроме того, результаты ресурсного планирования нуждаются в постоянном пересмотре.

Для обеспечения качественного ресурсного планирования я использую следующий набор инструментов:

• Матрица компетенций.
  Этот инструмент позволяет визуально отобразить карту владения компетенциями сотрудниками компании (как занятыми сотрудниками, так и свободными).  При этом, матрица компетенций позволяет также определить компетенции, которыми сотрудники не владеют, но хотели бы получить.
  
  Матрица компетенций также позволяет осуществлять подбор сотрудников по заданным компетенциям, с учетом уровня владения, опыта и т.п.
• Матрица текущей загрузки сотрудников.
  Этот инструмент позволяет визуально отобразить следующее:
• Текущую занятость сотрудников (на каких проектах они заняты)
• Планируемый срок высвобождения сотрудников
• Простои сотрудников
• Отсутствие сотрудников
• Уровень переработок и пр.
  
  Здесь я привожу возможный вид части такой матрицы
  

• Анализ изменения коэффициента утилизации (отношение кол-ва часов, отработанных всеми сотрудниками на прибыльных проектах к доступному кол-ву часов)
  
  Анализ причин снижения данного коэффициента помогает выявить и устранить причины простоев, перераспределить сотрудников между группами, избавиться от неэффективных направлений и т.п.
  
  По моим наблюдениям хорошим значением коэффициента утилизации является значений 0.8.
  
  Такое значение означает практически полную загрузку всех сотрудников, минимальные простои и отсутствие значительных переработок.
  
  Необходимо также учитывать, кто колебания коэффициента утилизации имеют сезонный фактор. По моим наблюдениям максимальных величин он достигает в марте, минимальных - в июне.
  
  
  

  
  
  
• Анализ индивидуальной эффективности сотрудников
• Изменение уровня загрузки сотрудника с течением времени
• Изменение месячной выработки сотрудника
• Изменение часовой выработки сотрудника
• Выделение низкоэффективных, с точки зрения выработки, сотрудников с последующим анализом и устранением причин.
• Анализ заявок и коммерческих предложений, находящихся в работе в отделе продаж.
• Анализ потребностей текущих клиентов.
• Анализ текущего кадрового резерва, находящегося в отделе по работе с персоналом.
   
• Программа ротации, позволяющая периодически переводить начинающих сотрудников между длительными проектами с целью расширения их кругозора.
• Анализ зон ближайшего развития сотрудников
• Анализ заявленных сотрудниками пожеланий в их развитии