среда, 15 июля 2015 г. - www.msmirnov.ru

Планирование распределения сотрудников между проектами

Некоторое время назад, взяв на себя роль руководителя проектного офиса я столкнулся с необходимостью наладить учет и планирование распределения сотрудников между проектами.

На тот момент отсутствие такого контроля приводило к простоям сотрудников и к появлению сотрудников, оставленных без присмотра - т.е. таких, работу которых никто не контролировал, да и вообще было не совсем понятно, чем они сейчас занимаются.

Проблема решалась в следующих условиях:
  • Исторически сложилось так, что для управления проектами мы используем несколько несвязанных друг с другом систем. Зависит это от заказчиков, поэтому изменить мы тут ничего не можем. Т.е. нет одной единой системы, где можно посмотреть план загрузки всех сотрудников по компании.
  • Компания ориентирована на средние и крупные проекты, длительностью от нескольких недель, так что ситуация, когда сотрудник в течении недели переводится между несколькими проектами случается не часто.
Для того, чтобы наладить учет и планирование я организовал еженедельное заполнение матрицы участия сотрудников в проектах - на мой взгляд довольно очевидное решение.

Матрица заполняется в Excel в течении недели на следующую неделю и согласовывается с руководителями проектов.



Слева в матрице перечислены все сотрудники компании, сверху - клиенты (или проекты).

На пересечении мы ставим процент участия человека в каждом проекте на следующей неделе.

Справа (в колонке Итого) выполняется автоматический подсчет суммарной загрузки сотрудника.
Если сумма загрузки равно 100%, то считается что загрузка сотрудника запланирована успешно и поле подсвечивается зелены цветом.
Если сумма загрузки равно 0%, то это означает что у сотрудника нет задач и поле подсвечивается красным цветом.
Если сумма загрузки больше 0 и меньше 100, то это значит что сотрудник простаивает часть времени и поле подсвечивается желтым цветом.

Появление красных и желтых полей является сигналом к тому, что необходимо обратить внимание на загрузку данного сотрудника и поискать для него задачи.

В поле Примечание для справки указано основное направление деятельности сотрудника на предстоящей неделе.

Внизу таблицы приводится суммарная загрузка сотрудников по проекту либо клиенту.

Это позволяет оценить степень диверсификации компании - на приведенной ниже круговой диаграмме видно, как распределены ресурсы компании между проектами



С течением времени можно отследить прогресс изменения распределения ресурсов между клиентами.

Такой простой инструмент позволил через некоторое время решить текущие проблемы:
  • Полностью избавиться от простоев
  • Устранить понятие "безхозный" сотрудник
  • Отобразить степень диверсификации
Я думаю что по с ростом компании инструмент может потерять актуальность и потребовать более сложного решения, но на данном этапе это работает.
Мой сайт - www.msmirnov.ru

воскресенье, 12 июля 2015 г. - www.msmirnov.ru

Программа адаптации новых разработчиков и тестировщиков

Некоторое время назад мы разработали программу адаптации новых сотрудников, которую я  выкладываю здесь для себя на будущее и для всех, кому она может быть полезна.

Программа не является на 100% уникальной - она содержит части, позаимствованные на просторах интернета. Но есть также и уникальные части, которые мы придумали сами.

Если кому-то интересны конкретные разделы, то можно сразу посмотреть разделы
  • План вхождения в должность для разработчиков 
  • План вхождения в должность  для тестировщиков 
-  ниже в этой статье

Программа адаптации новых сотрудников

Общие положения

Программа адаптации новых сотрудников предназначена для введения единой формы процедуры адаптации во всех структурных подразделениях компании.

Цель: Процедура адаптации направлена на обеспечение быстрого вхождения в должность нового сотрудника, уменьшение количества возможных ошибок, связанных с включением в работу, формирование позитивного образа компании, уменьшение дискомфорта первых дней работы, а также на оценку уровня квалификации и потенциала сотрудника во время прохождения им испытательного срока.

Данную программу должны знать и использовать в своей работе:
⦁    Генеральный директор;
⦁    Руководители проектов
⦁    Наставниками принятых сотрудников;
⦁    Менеджер по персоналу

Содержание программы адаптации

 

1.    Организационный этап 

Обеспечение комфортным рабочим местом нового сотрудника.
  • Формирование заявки на мебель.
    Ответственный – завхоз.
  • Формирование заявки на компьютер и т.д.
    Ответственный – системный администратор.

2.    Корпоративная адаптация

Вводная ориентационная беседа. Ответственный - HR

Предполагает формирование общего представления о компании, ее основных проектах,
Для того чтобы начать работать эффективно, человеку необходимо получить ответы на вопросы, связанные с организацией деятельности компании, например:
⦁    История развития.
⦁    Какое место занимает компания на рынке? Как идут дела? К чему стремится?
⦁    Каковы стратегические цели и приоритеты компании?
⦁    Кто является ключевыми клиентами, партнерами? Кто основными конкурентами?
⦁    Как осуществляется управление компанией? Кто принимает решения?
⦁    Какова структура компании? Руководство?
⦁    Разграничение полномочий, порядок выработки решений.
⦁    Какова периодичность и технология планирования и отчетности?
⦁    Какие действуют процедуры, регламенты?
⦁    Кто и в каком порядке подписывает документы?
⦁    Основные проекты и их содержание
⦁    Внутренние связи компании.

3.    Организационная адаптация

Оформление приема, копии документов (паспорт, СНИЛС, справки и т.п.)
Ответственный: HR
⦁    Показ основных помещений офиса.
⦁    Где находится туалет?
⦁    Где можно курить?
⦁    Где можно обедать, время обеда.
⦁    Кому сообщать о болезни?
⦁    Сколько дней, можно болеть без больничного, как оплачивается?
⦁    К кому обращаться, если в офисе холодно?
⦁    Где можно разместить свои вещи?
⦁    Стандартный налоговый вычет на ребенка?
⦁    Как оплачиваются и согласовываются счета?
⦁    Когда будет отпуск? С кем его согласовывают? Как оформить отпуск?  Существует ли график отпусков?
⦁    Учебный отпуск? Как оплачивается?
⦁    Как оформляется, оплачивается командировка?
⦁    К кому обращаться за справками 2НДФЛ в какое время.
⦁    Кто настроить компьютер?
⦁    Когда и где выдают зарплату?
⦁    К кому обращаться по поводу неисправностей в компьютере?
⦁    Как и когда здесь пьют чай / кофе? Можно ли принести свою кружку? Можно ли пить кофе на рабочем месте?
⦁    Как заказать канцелярию, курьера, машину, переговорную комнату?
⦁    Как принято справлять дни рождения? Сколько сдавать на подарки и кому?
⦁    Во сколько принято уходить домой? Можно ли утром опаздывать?
⦁    Кто заказывает воду, чай с собой покупают?
⦁    Как оплачиваются переработки?

4.    Социальная адаптация

Личное ознакомление с фирмой и ее сотрудниками. (Возможно, предварительное визуальное знакомство в соц. сети)

Проводится представление сотрудника персоналу компании и чаепитие с тортом (за счет компании)

Ответственный: HR.

Вопросы, которые следует рассмотреть:
⦁    Какой стиль общения принят в коллективе (дружеский, официально-деловой, богемный, комеди-клаб и т.п.)?
⦁    Как принято обращаться к сотрудникам, равным по уровню / должности, подчиненным, руководителям?
⦁    Есть ли в компании какие-то группы, "лагеря", территории? Какие между ними взаимоотношения?
⦁    С кем обедать? С кем курить?
⦁    У кого дети такого же возраста? У кого кошки/собаки/рыбки/птички? У кого похожие хобби, увлечения?
⦁    Что можно / нельзя обсуждать в курилке, за обедом?
⦁    К кому можно / нельзя обращаться за помощью, советом?

5.    Техническая адаптация

Ответственный: HR + системный администратор

Показывает рабочий стол, оснащение, места хранения документов, других рабочих материалов общего пользования.
Регистрирует нового сотрудника как пользователя сети, объясняет особенности использования возможностей сети компании (диски и хранящаяся на них информация, директории общего пользования и т.д.) и дает вводные консультации по пользованию конкретными программными продуктами

6.    Профессиональная адаптация  

Ориентационное собеседование с непосредственным руководителем.
Ответственный:   Руководитель проекта. 

Проводится в свободной форме в рабочем порядке в течение первой недели работы. Руководитель объясняет задачи и требования к работе, отвечает на вопросы и рассматривает пожелания нового сотрудника.

Индивидуальная программа адаптации определяется непосредственным руководителем, Включает в себя более детальное ознакомление с проектами, более детальное ознакомление со спецификой предстоящей работы, приобретение конкретных навыков, специфичных для данной должности (например, программные продукты, ведение внутренней документации и т.п.).

7.    План вхождения в должность

Ответственный: непосредственный руководитель

 Этот этап предполагает полное вхождение нового сотрудника в должность, т.е. полное освоение своих должностных обязанностей, хорошую ориентацию в компании, ее деятельности и структуре. План работы закрепляется в первой части Индивидуального плана прохождения испытательного срока, где и фиксируется его выполнение. В этой части оценивается адаптивность и обучаемость сотрудника.
⦁    Используемые в компании технологии и техники;
⦁    Стандарты работы; Документация;
⦁    Нормы, нормативы, технические требования;
⦁    Перспективы профессионального и карьерного роста;
⦁    Возможности обучения, повышения квалификации;
⦁    Параметры оценки качества работы;

План вхождения в должность для разработчиков:

⦁    Изучение шаблонов проектирования GoF.
Прохождение внутреннего экзамена по шаблонам проектирования.
⦁    Ознакомление со стандартом кодирования C#
⦁    Ознакомление со стандартом кодирования SQL
⦁    Прохождение сертификации по .NET, Java либо MS SQL
⦁    Подготовка и проведение одного семинара по своему прошлому опыту либо какой-либо новой технологии.

План вхождения в должность  для тестировщиков

⦁    Изучение книги Сэма Канера "Тестирование программного обеспечения"
⦁    Изучение какого либо баг трекере - Jira, Redmine и т.п.
⦁    Изучение testlink или другой системы управления тест кейсами
⦁    Изучение материалов сертификации по тестированию ISTQB

Назначение наставника. 

Ответственный за назначение - руководитель проекта
Для новых сотрудников с небольшим опытом работы в должности назначается наставник, который планирует, сопровождает и оценивает работу нового сотрудника в период прохождения им испытательного срока. Сотрудник еженедельно предоставляет наставнику отчеты о работе, проделанной в соответствии с индивидуальным планом. Наставник оценивает работу и передает отчет руководителю.

Мой сайт - www.msmirnov.ru

вторник, 7 июля 2015 г. - www.msmirnov.ru

Шаблон проектного предложения

Мне довольно часто приходит готовить проектные предложения для вновь поступающих заявок на проекты, поэтому я решил зафиксировать свои наработки в плане формирования проектных предложений.
Делаю это для себя (чтобы в будущем было всегда под рукой) и для всех, кому это будет полезно.
Здесь я описываю шаблон проектного предложения, который у меня сложился за последнее время и который я использую в своей работе.
Данный шаблон можно скачать по следующей ссылке: project_proposal.dotx
Кроме того, я добавил его в набор шаблонов, описанных в моей статье: Шаблоны некоторых документов для разработки проектов

А теперь сам шаблон (без разбивки по страницам и без фирменного стиля, которым он должен обладать):

Проектное предложение
<Название проекта>


1.    Название проекта.
<Официальное название проекта>

2.    Заказчик проекта.
<Официальное название заказчика проекта>

3.    Менеджер проекта.
<Имя менеджера проекта>

4.    Команда проекта
<Перечисление участников команды проекта>

5.    Цели проекта.
<Описание целей проекта>

6.    Поставляемые результаты проекта.
<Перечисление «осязаемых» результатов проекта, по наличию и качеству которых можно будет судить о завершении проекта. Можно также указать граничные сроки.>

7.    Предлагаемая технология.
<Краткое описание предлагаемых изменений.>

8.    Оценочный график проекта.
<Базовый план-график проекта в разбивке по фазам.>

9.    Оценочные ресурсы проекта.
9.1.    Первоначальная оценка трудозатрат на разработку<Бюджет проекта>
9.2.    Тип бюджета проекта: <Fix Price/Time-and-material/комбинированный>
9.3.    ПО: <Перечень и стоимость дополнительного ПО>
9.4.    Оборудование: <Перечень и стоимость дополнительного оборудования>
9.5.    Затраты на обучение и последующую поддержку: <Оценка трудозатрат>

10.    Ссылки.
<Ссылки на документы, использованные при оценке проекта.>

11.    Риски проекта.
<Описание рисков проекта.>

12.    Контакты.
12.1.    Руководитель проекта: 
12.2.    Руководитель проектного офиса:
12.3.    Генеральный директор:

Мой сайт - www.msmirnov.ru