суббота, 23 июля 2016 г. - www.msmirnov.ru

Метрики проектного офиса

Около года назад я писал заметку KPI проектного офиса, посвященную основным показателям, которые я снимал с производственного процесса.

Прошел год и я хотел бы поделиться тем, как изменилась ситуация у меня и какие теперь метрики я мониторю.
Я сознательно заменил термин KPI, на термин "метрика", так как в моем понимании я использую метрики для мониторинга производства, анализа динамики и причин изменения показателей и для внесения изменений в производственный процесс, но не для задания целевых показателей, на которые должен ориентироваться коллектив в своей работе.

Метрики теперь у меня идут не сплошным списком, а сгруппированы.

Надо иметь в виду, что при работе со всеми метриками следует придерживаться здравого смысла, иметь понимание происходящего на производстве и не рубить с плеча.

Метрики по проектам:

  • Плановые
    • Плановая дата старта проекта
    • Плановая дата окончания проекта
    • Плановые трудозатраты по проекту - суммарный плановый объем трудозатрат в человеко-часах (есть также и другие плановые затраты, но у меня они бывают очень редко)
    • Плановая стоимость проекта (для клиента)
    • Плановая длительность проекта - в днях
  • Фактические
    • Фактические трудозатраты по проекту - суммарный фактический объем трудозатрат в человеко-часах
    • Фактическая дата старта проекта
    • Фактическая дата окончания проекта
    • Фактическая длительность проекта - в днях
  • Аналитические
    • Объем трудозатрат, потраченных на выполнение гарантийных обязательств -
      - считается как объем трудозатрат, потраченных на гарантийный багофикс после закрытия проекта.
    • Длительность выполнения гарантийных обязательств - в днях
    • Эффективная почасовая ставка - получается при делении стоимости проекта на объем фактических трудозатрат в часах. Сравнивая эффективную почасовую ставку различных проектов можно сделать вывод о том, какой из них был более эффективным с точки зрения зарабатывания денег.


 Метрики по руководителям проектов и программам:
  • Средняя ошибка в оценке объемов проектов, в процентах, в динамике.
    Анализируя динамику изменения данного показателя можно делать вывод об изменениях качества попадания в рамки с течением времени. Чем меньше становится ошибка, тем лучше.
  • Средняя ошибка в оценке сроков проектов, в процентах, в динамике.
    Анализ аналогичен предыдущему пункту.
  • Средняя длительность гарантийного багофикса, в процентах и в днях, в динамике.
    Анализ изменения данного показателя позволяет оценить динамику изменения качества результатов проектов.
  • Средняя доля гарантийного багофикса в общем объеме трудозатрат проектов, в процентах, в динамике.
    Анализ аналогичен предыдущему пункту.
  • Количество закрытых проектов.
    Информация об интенсивности работы производства.
  • Количество текущих проектов.
    Аналогично предыдущему.
  • Количество проектов на гарантии.
    Анализ позволяет понять насколько велик риск возможного отвлечения рабочих групп на работы, не приносящие непосредственной прибыли.
  • Количество проектов, потребовавших гарантийных исправлений.
    Можно использовать как показатель качества работы команды.

Метрики по проектному офису и по портфелю проектов:
  • Количество текущих проектов и клиентов
    Информация об интенсивности работы производства.
  • Распределение трудозатрат по проектам и клиентам.
    Показатель степени диверсификации производства. 
    Чем более равномерное распределение имеется - тем лучше.
  • Распределение трудозатрат по типам оплаты проектов.
    Я выделяю три вида оплаты проектов - Fix Price, Time-and-material и Бесплатно. Доля бесплатных проектов, как не приносящих прибыли, желательна к снижению.
    Доля Fix Price-проектов, как более рискованных по отношению к Time-and-material, тоже предпочтительна к снижению.
    Соответственно, доля Time-and-material-проектов предпочтительна к увеличению.
  • Коэффициент утилизации сотрудников - отношение кол-ва часов, отработанных всеми сотрудниками на прибыльных проектах к доступному кол-ву часов.
    Анализ причин снижения данного коэффициента помогает выявить и устранить причины простоев, перераспределить сотрудников между группами, избавиться от неэффективных направлений и т.п.
  • Средняя эффективная почасовая ставка - средняя сумма прибыли, приходящаяся на одного сотрудника в час. Изменение данного показателя говорит об изменении общей эффективности производства.

По сотрудникам:
  • Сумма заработанных средств - рассчитывается по всем проектам, в которых сотрудник принял участие. В Time-and-material-проектах рассчитывается исходя из почасовой ставки, по которой выставляется счет за данного сотрудника в данном проекте. В Fix Price-проектах рассчитывается исходя из эффективной почасовой ставки на проекте.
  • Количество отработанных часов.
  • Средняя эффективная почасовая ставка - рассчитывается как отношение суммы заработанных средств к количеству отработанных часов.

    Анализ изменений и их причин для данных показателей по сотрудникам помогает избавиться от простоев, организовать эффективное распределение сотрудников по проектам и т.п.
Мой сайт - www.msmirnov.ru