KPI проектного офиса

В рамках статистического анализа деятельности проектного офиса я выделил для себя набор ключевых показателей (KPI), отражающих его деятельность.

Я снимаю значение данных показателей ежемесячно, анализирую их текущее значение и изменение с течением времени.

Значение данных показателей помогает принимать решения при распределении ресурсов, планировании проектов, определения направления деятельности компании.

Вот этот список:
- Общее количество сотрудников
- Количество ушедших сотрудников
- Количество новых сотрудников
- Размер кадрового резерва в разбивке по технологиям и специальностям
- Количество имеющихся клиентов
- Количество открытых проектов
- Объем трудозатрат по проектам и клиентам в часах и в денежном выражении.
- Объем непроизводственных трудозатрат в часах и в денежном выражении (т.е. таких, за которые нельзя выставить счета клиентам)
- Объем выставленных счетов по проектам и клиентам
- Объем оплаченных счетов по проектам и клиентам
- Объем дебиторской задолженности по проектам и клиентам
- Распределение общего объема трудозатрат между проектами и клиентами в часах и в денежном выражении.

Коэффициент перспективы

Некоторое время назад мы с Романом Татариновым определили для себя и решили ввести в свой обиход понятие Коэффициента перспективы, который устанавливается для проекта, клиента, отдела или направления.

Коэффициент перспективы измеряется в процентах и определяет то, насколько сильно каждый конкретный проект, отдел или направление нуждается в дополнительных ресурсах.


Коэффициент перспективы равен 100% в ситуации, когда все сотрудники, занятые на проекте или в отделе, полностью загружены, никто из них не простаивает, но и не перерабатывает, однако внезапный уход сотрудника, например, на больничный, приводит к тому, что ресурсов может не хватать.

Коэффициент перспективы больше 100% в случае, если все сотрудники или часть из них регулярно остаются дополнительно поработать по вечерам или по выходным, пойти в отпуск для них может являться проблемой по причине нехватки ресурсов. Чем больше нехватка ресурсов - тем выше коэффициент перспективы.
Для примера, если в проекте уже занято 10 человек и при этом сильно ощущается нехватка еще одного - коэффициент перспективы равен 110%.

Коэффициент перспективы меньше 100% в случае, когда часть или все сотрудники периодически простаивают, находятся в состоянии нехватки задач, отсутствия полной загрузки. Например, если на проекте занято 10 человек, но текущий объем работ может выполняться 9-ю - коэффициент перспективы равен 90%.

Как посчитать Коэффициент перспективы?
Ответ и прост и сложен одновременно.

С одной стороны, для подсчета Коэффициента перспективы можно применять систему учета рабочего времени, в которой сотрудники будут отмечать потраченные для решения своих задач часы и сравнивать полученное фактическое время с ожидаемым временем работы по 8 часов в день.
Но надо иметь в виду, что сотрудники могут отмечать не то время, которые они реально потратили на работу, а больше, особенно если за простой предусмотрены какие-то санкции. Поэтому, особенно рассчитывать на такой способ отчетности не стоит. Хотя, он может давать хорошие результаты в случае, когда Коэффициента перспективы больше 100% - в этом случае, особенно если переработки оплачиваются, сотрудники с удовольствием будут фиксировать их в системе учета.

Более достоверным, с нашей точки зрения, является экспертная оценка Тимлида или Руководителя проекта и том, насколько сильно недозагружены или перезагружены сотрудники его проекта или отдела.

Мы провели оценку Коэффициента перспективы всех текущих проектов и пометили их разными цветами:

• зеленым цветом, если Коэффициент перспективы был больше 100%
• желтым цветом, если Коэффициент перспективы был равен 100%
• красным цветом, если Коэффициент перспективы был меньше 100% 

Мы сделали вывод о том, что необходимо организовывать производство таким образом, чтобы Коэффициента перспективы каждого проекта или отдела был больше 100%.

В случае, когда он больше 100%, мы добиваемся сразу нескольких положительных результатов:

• Обеспечиваем сотрудников дополнительным заработком
• Повышаем рентабельность каждого сотрудника
• Снижаем риск того, что сокращение требуемого объема ресурсов приведет к появлению простоев
• Если все же такое произойдет, заранее обеспечиваем занятость сотрудников, высвободившихся на других проектах
• Обеспечиваем компании потенциал расширения проектов или отделов

Источники проектных рисков

При составлении списка рисков на новый проект или итерацию на помощь может придти перечень источников рисков, каждый из которых можно проанализировать на мозговом штурме командой проекта.

Для себя я в какой-то момент зафиксировал следующий список источников рисков (собрал из нескольких источников несколько лет назад)

Список источников рисков доступен в документе "Список основных рисков", который можно скачать по следующей ссылке: http://www.msmirnov.ru/public/pm_doc_templates.zip

• Люди
• Заказчики
• Конечные потребители
• Другие заинтересованные стороны
• Персонал
• Организация
• Профессиональная квалификация
• Политика
• Мораль
• Процессы
• Цели и задачи
• Принятие решений
• Характеристики проекта
• Бюджет, затраты, сроки
• Требования
• Проектирование
• Реализация
• Тестирование
• Технологии
• Безопасность
• Среда разработки и тестирования
• Инструментарий
• Внедрение
• Сопровождение
• Операционная среда
• Доступность
• Внешние условия
• Законодательство
• Индустриальные стандарты
• Конкуренция
• Экономические условия
• Технология
• Бизнес-условия

Быстрая оценка небольших проектов и задач

В помощь ТимЛидам я выдаю очень простую табличку, которая помогает быстро (иногда достаточно грубо) оценить трудозатраты для небольших новых проектов и задач перед началом их выполнения.

Идея очень проста: делаем табличку в Excel, где по одной оси описываем задачи, по другой - роли. На пересечении ставим трудозатраты (в часах или днях - кому как удобно).

Внизу подсчитываем Итого по каждой роли и общий итог.

Пример таблички:

Задача	Аналитик	Дизайнер	Верстальщик	Архитектор	Разработчик	Тестировщик
1 Задача 1	2	5
2 Задача 2	2		5
3. Задача 3	1			2
4. Задача 4	2					5
5. Задача 5
5.1 Задача 5.1	2			2	10
5.2 Задача 5.2	1			2	5
5.3 Задача 5.3	2			2	14
5.4. Задача 5.4	2			2	14
6. Задача 6					10	20
Итого	14	5	5	10	53	25

Планирование распределения сотрудников между проектами

Некоторое время назад, взяв на себя роль руководителя проектного офиса я столкнулся с необходимостью наладить учет и планирование распределения сотрудников между проектами.

На тот момент отсутствие такого контроля приводило к простоям сотрудников и к появлению сотрудников, оставленных без присмотра - т.е. таких, работу которых никто не контролировал, да и вообще было не совсем понятно, чем они сейчас занимаются.

Проблема решалась в следующих условиях:

• Исторически сложилось так, что для управления проектами мы используем несколько несвязанных друг с другом систем. Зависит это от заказчиков, поэтому изменить мы тут ничего не можем. Т.е. нет одной единой системы, где можно посмотреть план загрузки всех сотрудников по компании.
• Компания ориентирована на средние и крупные проекты, длительностью от нескольких недель, так что ситуация, когда сотрудник в течении недели переводится между несколькими проектами случается не часто.

Для того, чтобы наладить учет и планирование я организовал еженедельное заполнение матрицы участия сотрудников в проектах - на мой взгляд довольно очевидное решение.

Матрица заполняется в Excel в течении недели на следующую неделю и согласовывается с руководителями проектов.

Слева в матрице перечислены все сотрудники компании, сверху - клиенты (или проекты).

На пересечении мы ставим процент участия человека в каждом проекте на следующей неделе.

Справа (в колонке Итого) выполняется автоматический подсчет суммарной загрузки сотрудника.
Если сумма загрузки равно 100%, то считается что загрузка сотрудника запланирована успешно и поле подсвечивается зелены цветом.
Если сумма загрузки равно 0%, то это означает что у сотрудника нет задач и поле подсвечивается красным цветом.
Если сумма загрузки больше 0 и меньше 100, то это значит что сотрудник простаивает часть времени и поле подсвечивается желтым цветом.

Появление красных и желтых полей является сигналом к тому, что необходимо обратить внимание на загрузку данного сотрудника и поискать для него задачи.

В поле Примечание для справки указано основное направление деятельности сотрудника на предстоящей неделе.

Внизу таблицы приводится суммарная загрузка сотрудников по проекту либо клиенту.

Это позволяет оценить степень диверсификации компании - на приведенной ниже круговой диаграмме видно, как распределены ресурсы компании между проектами

С течением времени можно отследить прогресс изменения распределения ресурсов между клиентами.

Такой простой инструмент позволил через некоторое время решить текущие проблемы:

• Полностью избавиться от простоев
• Устранить понятие "безхозный" сотрудник
• Отобразить степень диверсификации

Я думаю что по с ростом компании инструмент может потерять актуальность и потребовать более сложного решения, но на данном этапе это работает.

Программа адаптации новых разработчиков и тестировщиков

Некоторое время назад мы разработали программу адаптации новых сотрудников, которую я  выкладываю здесь для себя на будущее и для всех, кому она может быть полезна.

Программа не является на 100% уникальной - она содержит части, позаимствованные на просторах интернета. Но есть также и уникальные части, которые мы придумали сами.

Если кому-то интересны конкретные разделы, то можно сразу посмотреть разделы

• План вхождения в должность для разработчиков 
• План вхождения в должность  для тестировщиков 

-  ниже в этой статье

Программа адаптации новых сотрудников

Общие положения

Программа адаптации новых сотрудников предназначена для введения единой формы процедуры адаптации во всех структурных подразделениях компании.

Цель: Процедура адаптации направлена на обеспечение быстрого вхождения в должность нового сотрудника, уменьшение количества возможных ошибок, связанных с включением в работу, формирование позитивного образа компании, уменьшение дискомфорта первых дней работы, а также на оценку уровня квалификации и потенциала сотрудника во время прохождения им испытательного срока.

Данную программу должны знать и использовать в своей работе:
⦁    Генеральный директор;
⦁    Руководители проектов
⦁    Наставниками принятых сотрудников;
⦁    Менеджер по персоналу

Содержание программы адаптации

 

1.    Организационный этап 

Обеспечение комфортным рабочим местом нового сотрудника.

• Формирование заявки на мебель.
  Ответственный – завхоз.
• Формирование заявки на компьютер и т.д.
  Ответственный – системный администратор.

2.    Корпоративная адаптация

Вводная ориентационная беседа. Ответственный - HR

Предполагает формирование общего представления о компании, ее основных проектах,
Для того чтобы начать работать эффективно, человеку необходимо получить ответы на вопросы, связанные с организацией деятельности компании, например:
⦁    История развития.
⦁    Какое место занимает компания на рынке? Как идут дела? К чему стремится?
⦁    Каковы стратегические цели и приоритеты компании?
⦁    Кто является ключевыми клиентами, партнерами? Кто основными конкурентами?
⦁    Как осуществляется управление компанией? Кто принимает решения?
⦁    Какова структура компании? Руководство?
⦁    Разграничение полномочий, порядок выработки решений.
⦁    Какова периодичность и технология планирования и отчетности?
⦁    Какие действуют процедуры, регламенты?
⦁    Кто и в каком порядке подписывает документы?
⦁    Основные проекты и их содержание
⦁    Внутренние связи компании.

3.    Организационная адаптация

Оформление приема, копии документов (паспорт, СНИЛС, справки и т.п.)
Ответственный: HR
⦁    Показ основных помещений офиса.
⦁    Где находится туалет?
⦁    Где можно курить?
⦁    Где можно обедать, время обеда.
⦁    Кому сообщать о болезни?
⦁    Сколько дней, можно болеть без больничного, как оплачивается?
⦁    К кому обращаться, если в офисе холодно?
⦁    Где можно разместить свои вещи?
⦁    Стандартный налоговый вычет на ребенка?
⦁    Как оплачиваются и согласовываются счета?
⦁    Когда будет отпуск? С кем его согласовывают? Как оформить отпуск?  Существует ли график отпусков?
⦁    Учебный отпуск? Как оплачивается?
⦁    Как оформляется, оплачивается командировка?
⦁    К кому обращаться за справками 2НДФЛ в какое время.
⦁    Кто настроить компьютер?
⦁    Когда и где выдают зарплату?
⦁    К кому обращаться по поводу неисправностей в компьютере?
⦁    Как и когда здесь пьют чай / кофе? Можно ли принести свою кружку? Можно ли пить кофе на рабочем месте?
⦁    Как заказать канцелярию, курьера, машину, переговорную комнату?
⦁    Как принято справлять дни рождения? Сколько сдавать на подарки и кому?
⦁    Во сколько принято уходить домой? Можно ли утром опаздывать?
⦁    Кто заказывает воду, чай с собой покупают?
⦁    Как оплачиваются переработки?

4.    Социальная адаптация

Личное ознакомление с фирмой и ее сотрудниками. (Возможно, предварительное визуальное знакомство в соц. сети)

Проводится представление сотрудника персоналу компании и чаепитие с тортом (за счет компании)

Ответственный: HR.

Вопросы, которые следует рассмотреть:
⦁    Какой стиль общения принят в коллективе (дружеский, официально-деловой, богемный, комеди-клаб и т.п.)?
⦁    Как принято обращаться к сотрудникам, равным по уровню / должности, подчиненным, руководителям?
⦁    Есть ли в компании какие-то группы, "лагеря", территории? Какие между ними взаимоотношения?
⦁    С кем обедать? С кем курить?
⦁    У кого дети такого же возраста? У кого кошки/собаки/рыбки/птички? У кого похожие хобби, увлечения?
⦁    Что можно / нельзя обсуждать в курилке, за обедом?
⦁    К кому можно / нельзя обращаться за помощью, советом?

5.    Техническая адаптация

Ответственный: HR + системный администратор

Показывает рабочий стол, оснащение, места хранения документов, других рабочих материалов общего пользования.
Регистрирует нового сотрудника как пользователя сети, объясняет особенности использования возможностей сети компании (диски и хранящаяся на них информация, директории общего пользования и т.д.) и дает вводные консультации по пользованию конкретными программными продуктами

6.    Профессиональная адаптация  

Ориентационное собеседование с непосредственным руководителем.
Ответственный:   Руководитель проекта. 

Проводится в свободной форме в рабочем порядке в течение первой недели работы. Руководитель объясняет задачи и требования к работе, отвечает на вопросы и рассматривает пожелания нового сотрудника.

Индивидуальная программа адаптации определяется непосредственным руководителем, Включает в себя более детальное ознакомление с проектами, более детальное ознакомление со спецификой предстоящей работы, приобретение конкретных навыков, специфичных для данной должности (например, программные продукты, ведение внутренней документации и т.п.).

7.    План вхождения в должность

Ответственный: непосредственный руководитель

 Этот этап предполагает полное вхождение нового сотрудника в должность, т.е. полное освоение своих должностных обязанностей, хорошую ориентацию в компании, ее деятельности и структуре. План работы закрепляется в первой части Индивидуального плана прохождения испытательного срока, где и фиксируется его выполнение. В этой части оценивается адаптивность и обучаемость сотрудника.
⦁    Используемые в компании технологии и техники;
⦁    Стандарты работы; Документация;
⦁    Нормы, нормативы, технические требования;
⦁    Перспективы профессионального и карьерного роста;
⦁    Возможности обучения, повышения квалификации;
⦁    Параметры оценки качества работы;

План вхождения в должность для разработчиков:

⦁    Изучение шаблонов проектирования GoF.
Прохождение внутреннего экзамена по шаблонам проектирования.
⦁    Ознакомление со стандартом кодирования C#
⦁    Ознакомление со стандартом кодирования SQL
⦁    Прохождение сертификации по .NET, Java либо MS SQL
⦁    Подготовка и проведение одного семинара по своему прошлому опыту либо какой-либо новой технологии.

План вхождения в должность  для тестировщиков

⦁    Изучение книги Сэма Канера "Тестирование программного обеспечения"
⦁    Изучение какого либо баг трекере - Jira, Redmine и т.п.
⦁    Изучение testlink или другой системы управления тест кейсами
⦁    Изучение материалов сертификации по тестированию ISTQB

Назначение наставника. 

Ответственный за назначение - руководитель проекта
Для новых сотрудников с небольшим опытом работы в должности назначается наставник, который планирует, сопровождает и оценивает работу нового сотрудника в период прохождения им испытательного срока. Сотрудник еженедельно предоставляет наставнику отчеты о работе, проделанной в соответствии с индивидуальным планом. Наставник оценивает работу и передает отчет руководителю.